Como escrever cartas

Cartas escritas podem parecer antiquadas e ineficazes no mundo do e-mail e SMS, mas há vezes em que só uma carta funciona. Se você precisa enviar uma mensagem mais formal para uma empresa, governo ou mesmo a um amigo, você pode escrever uma carta. Siga estas etapas simples para escrevê-la:

  1. Use um modo respeitoso. Se for possível, descubra o nome completo da pessoa que você precisa entrar em contato. Colocar "A quem possa interessar" pode soar oficial, mas é um modo de fazer sua carta ficar perdida em alguma sala. Se você souber o nome ou título da pessoa que pode ajudá-lo, o nome dela deve estar na carta.
  2. Saiba o que você quer dizer. Antes de escrever a carta, pense sobre o que pretende dizer. Se estiver escrevendo a respeito de uma coisa que o incomoda ou estiver escrevendo uma carta de reclamação, considere escrever um rascunho que inclua todas as suas idéias antes de escrever o projeto final. Cartas cheias de cerimônia e retórica raramente obtém a resposta que você está procurando. Esboce seus pensamentos para que sua carta tenha um fluxo lógico e organizado.
  3. Vá direto ao ponto. Ao criar o fluxo do seu texto, comece com os argumentos mais fortes. Você pode ficar tentado a começar apenas insinuando e chegar até seu argumento gradualmente, mas lembre-se que você quer algo do seu leitor, então precisa chegar ao ponto nas três primeiras frases.
  4. Mantenha os parágrafos curtos e concisos. A coisa boa sobre cartas é que elas podem ser mais longas que  seu e-mail comum. Você deve tentar manter a carta não maior do que uma página de texto, e uma página oferece bastante espaço. Com todo esse espaço você deve evitar grandes blocos de texto. Ao invés disso quebre a informação em vários parágrafos pequenos para guiar o leitor e torná-la mais fácil de ler.
  5. Mencione documentos ou papeis incluídos. Se você estiver enviando documentação para apoiar seu argumento ou pedido, indique o que está anexado na carta para que assim o leitor saiba o que procurar. Além disso, se você pretende enviar uma cópia da carta a alguém mais, não se esqueça de mencionar isso na carta. Essa é uma atitude respeitosa e permite que todas as partes saibam quem mais está envolvido.
  6. Inclua uma conclusão respeitosa. Cartas exigem uma despedida, como “sinceramente” ou “respeitosamente”. Você pode escolher o tipo de despedida, mas deve ser cortês e respeitoso.
  7. Inclua uma chamada para ação. Se você quer uma resposta de qualquer tipo, você precisa de uma chamada para ação. Diga o que você quer que as pessoas façam.
  8. Assine a carta. Uma carta não assinada não está concluída. Sua assinatura é a forma de reafirmar o que você escreveu, então certifique-se de incluir tanto o seu nome quanto sua assinatura.
Escrever uma carta é uma ótima maneira de enviar ou responder correspondências de empresa. Esteja você tentando pedir uma redução na taxa de juros ou tentando esclarecer um debito que você acha que não é seu, ser capaz de escrever uma carta formal e respeitosa será uma grande habilidade. Se seguir estes passos, você pode criar uma carta que pode conseguir a resposta que precisa.