Como liderar uma reunião verdadeiramente fantástica

Reuniões face a face são o melhor caminho para chegar a uma decisão que requer discussão. Uma reunião bem planejada pode falhar miseravelmente se a pessoa que lidera a reunião não tiver um bom desempenho. Grandes reuniões não acontecem por acaso. Elas são o resultado de um líder eficaz, que entende o propósito e os efeitos pretendidos da reunião e considera as necessidades dos participantes da reunião. Aqui estão alguns passos que você pode seguir para tornar a sua próxima reunião verdadeiramente fantástica:

  • Inicie na hora marcada. Embora seja tentador esperar por retardatários, seria uma falta de consideração para com as pessoas que fizeram um esforço para chegar a tempo.
  • Apresente as pessoas umas às outras. Se a maioria dos participantes já se conhece, apresente o restante ao grupo. Se a maioria dos participantes não se conhece, permita a todos apresentarem-se entre si circulando pela sala.
  • Confirme o objetivo e estratégia da reunião. Os objetivos da reunião devem ser especificados na pauta. Os itens da pauta devem ser um meio para atingir esse fim. Confirme com o grupo que os objetivos são válidos e que a agenda torna as metas alcançáveis. Caso sejam necessárias alterações, faça-os no início da reunião.
  • Estabeleça as regras de jogo. Isso é importante para cada reunião. As regras do jogo devem ser apresentadas pelo grupo, e deve haver concordância dentro do grupo quanto às mesmas. É tarefa do líder da reunião assegurar que as regras sejam respeitadas. Se um grupo se reúne regularmente, regras previamente estabelecidas devem ser disponibilizadas na sala, em local visível.
  • Siga a agenda. Permitir que o grupo se disperse em uma discussão, ou gastar muito tempo em um tópico vai impactar negativamente o resto da sua reunião. Se um tópico não pode ser exaustivamente discutido no tempo disponível, deve ser retomado normalmente numa futura reunião. Se o assunto é crítico, pode ser dado mais tempo. No entanto, uma questão menor deve ser eliminada para manter a reunião no horário. Nunca elimine uma pausa para compensar a discussão prolongada.
  • Modere a discussão. O líder da reunião deve iniciar a discussão sobre os novos itens da agenda, preencher as lacunas na discussão, e conduzir o debate para o próximo assunto no momento oportuno. Um líder de reunião sempre deve confirmar com o grupo a alteração do tempo destinado a um tema.
  • Envolva os participantes. Se um participante se manteve em silêncio durante algum tempo, peça a opinião desta pessoa.
  • Tome decisões. Caso haja informações disponíveis para tomar uma decisão, tome-a. Você nunca terá um momento melhor para tomar esta decisão. Se é necessária uma ação para obter informações para tomar uma decisão ou realizar uma tarefa necessária, a ação deve ser identificada. Deve ser feita uma atribuição para a pessoa apropriada e prazos devem ser estabelecidos.
  • Resuma os pontos-chave discussão, decisões e itens que requerem ação. Não apresente estes pontos como fatos, faça perguntas. Os participantes devem confirmar que as suas anotações são verdadeiras, ou sugerir mudanças necessárias.
  • Envie suas notas ou minutas para o grupo após a reunião. Peça aos participantes para analisarem e sugerirem alterações, se necessário.


Agora que você sabe como conduzir uma reunião verdadeiramente fantástica, leia How To Practice Business Etiquette para saber o que você pode esperar de seus pares.