Como Organizar Conferências

Conferências podem ser terríveis de organizar - se você é o chefe de organização de uma conferência, há simplesmente um monte de detalhes que você precisa considerar. Apesar disso, respire! Basta lembrar que tudo o que é preciso seria bom planejamento e preparação, focalizando os detalhes e quebrando as tarefas principais em seus componentes, para os tornar mais factíveis. Seja incentivado também pelo fato de que quanto maior o desafio, maior é a sua recompensa e sentimento de realização, uma vez que você conduziu-a bem. Dito isto, vamos olhar atentamente para algumas dicas que vão ajudá-lo se você estiver a ponto de, ou se você está no processo de, organizar conferências:

Os locais da conferência. Uma das primeiras coisas que você tem que organizar é o local. Se o seu cliente, empresa ou negócio já tem um local definido, então ótimo. Você pode se concentrar mais na preparação deste local. Se parte da sua responsabilidade seria escolher um local, então alguns fatores que você precisa levar em consideração para a sua escolha seriam: o tamanho e as dimensões da sala, a sua acessibilidade, o preço para o aluguel, e o seu ambiente em geral. Lembre-se de verificar os periféricos, como os banheiros, as fontes de energia, etc.

Depois de ter decidido sobre o local, a próxima coisa que você deve planejar seria a configuração física. Novamente, isso dependerá de fatores como o tipo de conferência (se é uma reunião, uma conferência anual, um seminário, etc); o número de pessoas para atender, o grau de formalidade, e o local em si. Adquira um lay-out impresso do local todo, para ajudá-lo a trabalhar com seu tamanho e dimensões. Normalmente, uma conferência teria o público sentado e de frente para uma área focal na frente. Esta área da frente pode ter todos os equipamentos necessários para apresentar os dados (se o programa assim o exige), como uma tela branca para apresentações de slides; a área de trás (a parte de trás da platéia), normalmente tem o hardware de apoio, como o computador ou laptop e o projetor. Os amplificadores devem ser bem distribuídos ao redor do local para garantir que todos na platéia vão ouvir bem.

A comida. Se parte do seu pacote de eventos da conferência é a comida, então certifique-se de obter os detalhes: vai ser café da manhã, almoço ou jantar? Quantos estarão comendo? Qual será o menu (é altamente importante que você leve em consideração fatores tais como a cultura, religião e idade do grupo no planejamento do menu)? Que estilo de refeição seria (estilo buffet, garçons servirão, etc)? A regra geral durante as conferências, no entanto, será servir petiscos e bebidas simples. Em outras palavras, tudo o que não será pesado no estômago - afinal, isto não é uma festa ou uma reunião, mas uma função profissional.

Os convidados. Certifique-se que os convites são enviados dentro de um prazo realista, bem antes da conferência - mas não muito antes, já que os convidados podem se esquecer dela. Um tempo aceitável seria três a quatro semanas antes do evento. Certifique-se de que você confirme a presença, para que você possa estabelecer uma lista final de participantes em torno de duas semanas (o mais tardar) antes do evento.


Intempéries e outras medidas de precaução. Simplificando, é importante que você antecipe todas as coisas possíveis que poderiam dar errado durante a conferência, e depois se planejar para eles. Se for uma conferência ao ar livre, por exemplo, planeje tendas em caso de chuva. Se houver uma queda de energia, contrate um gerador. Tenha um laptop extra no caso do computador não funcionar.

Contratar serviços profissionais de eventos. Você pode optar por terceirizar todo o planejamento. Afinal, às vezes é melhor deixar tudo para os profissionais, especialmente se for uma conferência enorme acontecendo em um hotel 5 estrelas em Las Vegas, por exemplo. Você poderia verificar listas de organizadores de eventos em sua área, ou pedir recomendações de seus colegas que já tenham se aproveitado de tais serviços profissionais.


Lembre-se, a chave aqui é planejar bem! Prepare um calendário de conferências, que permita que você organize todo o seu planejamento e irá ajudá-lo a se concentrar em suas tarefas. Quando tudo acabar, dê um tapinha nas costas e congratule-se por um trabalho bem feito!