Como escolher sistemas de folha de pagamento

O processamento de pagamento salários pode ser uma das mais complexas tarefas de uma organização. Além de simplesmente pagar seus empregados, você precisará arquivar impostos, apresentar relatórios e processar os dados de fim de ano fiscal para fins de apresentação. Para determinar o melhor sistema de folha de pagamentos para sua empresa, considere os seguintes pontos:

  • Quais são os tipos de sistemas de folha de pagamentos disponíveis? Existem três tipos básicos de sistemas de folha de pagamento.
    • Sistema manual significa que você, ou outro empregado em sua empresa, calcula a folha de pagamento de cada período de totalmente no papel. Você terá que calcular os impostos, seguros, INSS, e quaisquer outras deduções aplicáveis a cada trabalhador, além do rendimento efetivo. A vantagem de utilizar um sistema manual é que é muito barato, praticamente sem custos iniciais. A desvantagem é que o que você economiza nos custos iniciais será, provavelmente, comido pela quantidade de tempo que leva para processar a folha de pagamento. Além disso, é muito fácil cometer erros no processamento manual, e a multa pelos erros, principalmente erros de tributação, pode ser muito cara.
    • O segundo tipo de sistema de folha de pagamentos é informatizado. Muitas empresas oferecem softwares de computador que irão ajudá-lo no processamento da folha de pagamento. Você terá que inserir os dados de cada trabalhador quando ele for contratado, mas depois disso, o software irá calcular automaticamente os impostos e outras deduções. A maioria dos programas também irá processar formulários para cada funcionário no final do ano, o que pode realmente economizar bastante tempo. As vantagens deste tipo de sistema são inúmeras - menos erros potenciais e menos tempo gasto no processamento da folha de pagamento. Além disso, os empregados podem ser treinados para executar o programa com mais facilidade, por isso você não vai precisar depender de apenas uma pessoa para processar a folha de pagamento. As desvantagens são que você ainda tem inserir os horários de cada funcionário manualmente, e o software tem que ser atualizado anualmente ou quando novas leis fiscais entram em vigor. Também podem existir alguns encargos adicionais se o software tem que ser configurado especificamente para o seu negócio.
    • O último tipo de sistema de folha de salários é usar um serviço externo de folha de pagamentos. Empresas como a ADP e Paychex vão processar a sua folha de pagamento para você, incluindo a apresentação de todos os pagamentos de impostos necessários e gerar relatórios de final de ano. Embora este seja o tipo mais caro dos sistemas de folha de pagamento, ele pode compensar em grandes empresas, que poderiam ter que contratar um funcionário em tempo integral dedicado ao processamento da folha de pagamento. Um serviço de folha de pagamento também pode oferecer uma opção de depósito direto para os seus empregados, que é muito popular. Quando você está pesquisando os serviços de folha de pagamento, verifique quais os serviços que eles oferecem, e se os relatórios que eles fornecem para você são úteis. Se não, veja se eles podem personalizar seus serviços para melhor atender às suas necessidades. Outra consideração importante é encontrar um serviço de folha de pagamento que tenha garantia. Isso protege você de responsabilidade em caso de extravio de finanças. Verifique com os potenciais serviços de folha de pagamento para ter certeza de que eles vão pagar as sanções aplicáveis em caso de cometerem erros no envio de pagamentos de impostos, e que podem processar os salários novamente e rapidamente se houverem erros. A principal desvantagem deste sistema, além do custo maior, é que a segurança pode ser um problema se o computador da folha de pagamento está na mesma rede de todos os outros computadores da sua empresa. Para evitar isso, você deve ter um computador que é usado apenas para a folha de pagamento que pode ficar online sem usar a mesma conexão dos outros computadores. Além disso, mantenha em mente que você ainda terá que transmitir as informações de pagamento dos empregados ao serviço da folha de pagamento a cada período de pagamento.

  • Quantos empregados você tem? Se você tem menos de dez empregados e suas horas permanecem basicamente as mesmas de um período salarial para outro, ou eles são assalariados, pode ser relativamente fácil processar a folha de pagamento manualmente. Se sua empresa tem entre dez e cinqüenta funcionários, um pacote de software pode funcionam bem para você, uma vez que há relativamente poucas questões complexas envolvidas. Se sua empresa é grande - cinqüenta empregados ou mais - ou você deve contratar um serviço de folha de pagamento terceirizado, ou contratar um empregado estritamente para processar a folha de pagamento.
  • Que software de contabilidade é utilizado? Se o seu atual software de contabilidade inclui um sistema integrado de processamento de folha de pagamento, você pode querer utilizá-lo, porque você pode então integrar todas as suas informações financeiras em um pacote. Quando você considerar isso, pense em quão bem o programa atende as suas necessidades, e se ele pode ser adaptado para atender às suas necessidades futuras.
  • O quão complexa é a sua folha de pagamento? Se a sua folha de pagamentos é bastante complexa - por exemplo, se você tem muitos colaboradores com diferentes faixas de remuneração, bem como sobre tabelas salariais diferentes, possivelmente até mesmo com diferentes pacotes de seguros das quais escolher, você pode gastar muito tempo no processamento da folha de pagamento, e na tentativa de se manter em dia com as mudanças. Essa tarefa pode ser mais adequada a um serviço terceirizado de folha de pagamentos. No entanto, tenha a certeza de que você entende o que está incluído na sua taxa básica, e aquilo que é considerado um extra. Algumas empresas incluem apenas os passos minimamente necessários no processamento da folha de pagamento, e todo o resto é um custo extra. A melhor maneira de evitar esse problema é para montar uma folha salarial típica da sua empresa e, em seguida, pedir um orçamento a uma potencial empresa de processamento de folhas de pagamento.


A chave para determinar a solução ideal de processamento da folha de pagamentos para o seu negócio é ser realista sobre quanto tempo e dinheiro você pode dedicar a esta tarefa. Além disso, considere se você tem ou não um empregado em sua contabilidade ou departamento de recursos humanos com o conhecimento e o tempo para se dedicar à folha de pagamento. Se um sistema de folha de pagamento não está funcionando para você, não se sinta vinculado a ela, apenas porque essa é a maneira como ela sempre foi feita. Pode demorar algumas tentativas para encontrar o que funciona melhor!